Purchase Order: Pengertian, Proses, dan Bedanya dengan Invoice

Dalam bisnis, purchase order jadi bagian yang tidak bisa dipisahkan. PO ini memiliki peran penting dalam pemesanan barang kepada vendor atau supplier.

Jadi, penting bagi Anda untuk mengetahui pengertian PO dan proses pembuatan PO hingga barang dikirim kepada Anda. Yuk simak penjelasan lengkapnya mengenai purchase order hanya di artikel ini:

Pengertian Purchase Order

Purchase order adalah dokumen yang diserahkan pembeli kepada supplier (juga disebut vendor atau penjual) untuk menunjukkan produk atau layanan apa yang ingin mereka beli, dalam jumlah berapa, dan berapa harganya. PO juga akan menunjukkan syarat pesanan pembelian, seperti kapan pesanan akan dikirimkan dan apa syarat pembayarannya.

Purchase order atau pesanan pembelian melayani banyak fungsi sekaligus. Pertama, menyediakan catatan pembelian internal yang merinci apa yang dipesan dan berapa harganya. Kedua, memberi tahu vendor bahwa pelanggan mereka ingin memesan dengan mereka dan memberi mereka kesempatan untuk menerima pesanan.

Pada akhirnya, ini digunakan sebagai dokumen yang mengikat secara hukum antara pembeli dan penjual. Ini juga memberi pihak yang terlibat ketenangan pikiran. Pembeli dapat yakin bahwa pemasok mereka akan mengirimkan pesanan mereka dalam jangka waktu yang disepakati, dan pemasok dapat yakin bahwa pembeli akan membayar pesanan sesuai dengan persyaratan kontrak yang disepakati.

Baca Juga: Tertatik Berbisnis Logistik? Berikut 5 Jenis Truk yang Sering Digunakan di Indonesia

Proses Purchase Order

Menerapkan penggunaan purchase order dalam bisnis Anda melibatkan lebih dari membuat template pesanan pembelian untuk Anda atau yang karyawan Anda gunakan. Penting untuk memahami proses pembelian, sehingga Anda dapat menghindari kebingungan dan mendapatkan hasil maksimal dari dokumen pesanan pembelian Anda.

Agar semua proses purchase order dan pengiriman barang berjalan dengan lancar, berikut beberapa langkah yang bisa Anda ikuti:

1. Buat PO

Bagi pembeli, langkah pertama yang harus dilakukan adalah memutuskan produk atau layanan apa yang ingin dibeli oleh bisnis Anda. Anda harus mengetahui harga produk, jumlah yang dibutuhkan, dan waktu pemrosesan pesanan.

Jika Anda belum memiliki informasi ini, Anda dapat menghubungi vendor sebelum membuat PO. Isi template pesanan pembelian Anda yang merinci semua spesifikasi pesanan Anda, termasuk lokasi pengiriman dan jadwal pembayaran.

2. Setujui PO

Tergantung pada ukuran bisnis Anda dan jenis transaksi pembelian yang dilakukan, mungkin ada orang atau departemen di perusahaan Anda yang bertanggung jawab atas persetujuan pesanan pembelian. Jika Anda adalah pemilik tunggal, atau jika Anda menangani semua pembelian sendiri, langkah ini tidak akan berlaku untuk Anda.

Namun, jika bisnis Anda cukup besar sehingga Anda memiliki beberapa departemen, pertimbangkan untuk meminta kepala departemen pembelian khusus menyetujui semua pesanan pembelian dan melacak inventaris Anda untuk membantu mempertahankan anggaran bisnis Anda.

3. Kirim PO ke Vendor

Setelah pesanan pembelian Anda selesai, saatnya untuk mengirimkannya ke pemasok atau vendor Anda. Jika mereka tidak menyetujui PO, hubungi mereka untuk mengetahui alasannya. Mungkin harga Anda di PO salah, stok barang sedikit, atau Anda belum memenuhi jumlah pesanan minimumnya.

4. PO Diterima

Jika tidak ada masalah pada purchase order, biasanya supplier atau vendor akan menyetujui PO. Ini menjadi dokumen yang mengikat secara hukum. Setelah pesanan pembelian disetujui, penjual akan menyiapkan pesanan.

5. Penerimaan Barang atau Jasa

Penjual akan mengirimkan pesanan dalam waktu yang ditentukan dalam persyaratan pesanan pembelian.

6. Menerima Invoice Pembayaran

Ketika vendor mengirimkan produk atau layanan yang diuraikan dalam pesanan pembelian, mereka akan mengirimkan faktur atau invoice dengan nomor pesanan yang sesuai dengan PO asli Anda. Ini dapat dibandingkan dengan salinan PO Anda dan slip pengepakan untuk memastikan semua angka, seperti jumlah dan harga, cocok antara kedua dokumen.

7. Penutupan Purchase Order

Setelah pesanan dikirimkan dan faktur dibayar, PO dapat ditandai selesai dan disimpan menggunakan sistem manajemen dokumen Anda, dan faktur dapat ditandai sebagai dibayar.

Baca Juga: Pasca Pandemi, Ada 4 Tantangan Industri Logistik yang Harus Dihadapi

Perbedaan Purchase Order dan Invoice

Banyak orang menggunakan istilah purchase order dan invoice secara bergantian, tetapi sebenarnya keduanya adalah dua dokumen yang berbeda. PO dikeluarkan oleh pembeli ke vendor, sedangkan invoice atau faktur dikirim dari vendor ke pembeli.

Faktur dikirim setelah PO disetujui. Tujuan utama dari PO adalah untuk menunjukkan rincian pesanan yang dilakukan, sedangkan fungsi utama dari faktur adalah untuk menunjukkan jumlah yang terutang.

Meskipun penting untuk mengetahui dasar-dasar pembuatan faktur sebagai pengusaha, dalam interaksi Anda dengan vendor, Anda akan mengeluarkan pesanan pembelian dan menerima faktur.

Optimalkan Manajemen Inventory dengan Fleetify.id

Purchase order sangat berkaitan dengan stock inventory. Manajemen inventory yang baik berpengaruh terhadap kelancaran persiapan serta proses perbaikan kendaraan secara keseluruhan. Mengelola inventory spare parts dapat menjadi sebuah tantangan bagi perusahaan dengan jumlah armada yang cukup besar.

Fleetify.id adalah sebuah fleet maintenance system yang dapat membantu pemilik armada dalam melakukan manajemen inventaris dan merawat armada kendaraan.

Fleetify.id menyediakan wadah bagi pemilik armada dalam mengontrol dan memonitor seluruh kegiatan perbaikan serta pencatatan perbaikan yang dilakukan secara real-time.

Fitur-fitur cerdas lain yang tersedia dalam Fleetify.id di antaranya adalah barcode spare parts untuk track stock, pengingat perbaikan dan manajemen ban. Fleetify.id dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan kinerja armada secara signifikan, membantu mengidentifikasi masalah, dan berfungsi sebagai panduan bagi pemilik armada untuk mendapatkan hasil maksimal dari setiap unit kendaraan.