Mengenal Sistem Inventory Management dan Akurasinya di Perusahaan Logistik, Apa Saja Sih yang Harus Diperhatikan?

Dalam dunia logistik, sistem inventory management adalah satu dari banyaknya hal-hal yang wajib dan penting untuk diperhatikan.

Setiap perusahaan logistik membutuhkan sistem Inventory Management beserta tingkat akurasinya untuk usaha yang sedang di rintis.

Inventory management sering digunakan sebagai sistem yang mengatur usaha perdagangan. Namun, tidak menutup kemungkinan bahwa sistem ini juga digunakan dalam usaha-usaha lainnya.

Sistem ini bukan hanya sebagai pelengkap dalam proses terjadinya produksi suatu barang namun juga untuk meningkatkan akurasi efisiensi alur produksi, sehingga risiko kerusakan barang dapat ditekan rendah.

Lalu, apa saja sih, yang harus perusahaan logistik perhatikan secara menyeluruh mengenai sistem inventory management? Mari simak penjelasannya!

1. Pengertian Sistem Inventory Management

Sistem inventory management merupakan proses pengelolaan, pengontrolan yang meliputi persediaan barang-barang yang akan disebarluaskan oleh bisnis suatu perusahaan kepada para konsumen.

Proses yang terkait dengan sistem kerja dari inventory management mencakup beberapa hal yaitu diantaranya pencarian, penyimpanan, pencatatan hingga administrasi barang yang akan dijual.

Barang-barang yang tersedia disimpan dengan tujuan tertentu tergantung dengan kebijakan-kebijakan yang dibuat oleh management.

Terdapat barang yang disimpan menjadi cadangan persediaan untuk dijual kembali atau sebagai stok untuk persediaan bulan depan dan suku cadang.

Sistem inventory sebagai sistem terpadu dengan sifatnya yang memudahkan kegiatan logistik, sangat berperan besar bagi sebuah perusahaan dalam kegiatan utamanya.

Beberapa kegiatan utama tersebut diantaranya seperti manajemen stok, kemudian procurement, pemindaian barcode, relasi supplier, pelacakan pengiriman, hingga pada tahap akhir di laporan inventarisasi dan monitoring gudang, semua masuk di dalamnya.

2. Pentingnya Sistem Inventory Management

Seperti yang telah dijelaskan pada pemaparan diatas, perusahaan logistik tidak akan bisa maksimal dalam kegiatannya jika sistem inventory management tak terlibat didalamnya.

Teknik sistem inventory management dalam distribusi barang dapat membantu toko dan para penjual e-commerce untuk menaikan kepuasan konsumennya, mengurangi biaya sekaligus meningkatkan akurasi keuntungan.

Pada konteks supply chain, kontrol dari sistem ini menjadi sangat penting agar bisa memenuhi tingkat inventory yang optimal.

Mengapa? Ini karena perusahaan yang mengalami surplus inventory akan dibebani oleh tanggungan banyak modal kerja, biaya penyimpanan, pajak, asuransi dan risiko-risiko yang berhubungan dengan kerusakan dan kehilangan barang.

Selain itu, alasan lain pentingnya sistem inventory management di perusahaan logistik adalah untuk menjaga keseimbangan bisnis yang berjalan. Manajemen persediaan juga akan lebih mudah dipantau dengan menggunakan aplikasi.

3. Stock Opname

Dalam perusahaan logistik, mengapa stock opname harus tercatat secara runtut dan akurat? Apa alasannya mengapa dalam sistem inventory, stock opname dianggap berperan besar dalam menjaga akurasi sistem inventory?

Stock opname merupakan suatu urutan kegiatan yang meliputi perhitungan kesediaan barang-barang yang masih ada tersimpan di gudang yang nantinya akan dijual.

Kegiatan-kegiatan dari stock opname terdiri dari perhitungan jumlah barang, pemeriksaan ketersediaan barang secara langsung hingga penataan yang nantinya akan memudahkan operasional bisnis saat suatu produk diperlukan.

Perusahaan logistik maupun pelaku usaha lainnya bisa memastikan kegiatan bisnis berjalan dengan lancar tanpa kendala, khususnya yang berhubungan dengan ketersediaan produk yang ditawarkan.

Pada hal ini, petugas yang bertugas dalam melakukan stock opname adalah petugas audit dari manajemen perusahaan yang bukan personel pencatat ketersediaan dari internal perusahaan.

Perusahaan logistik memiliki tujuan penting yang berkaitan dengan stock opname, salah satunya yaitu untuk mengetahui kesesuaian jumlah yang tercatat di administrasi pembukuan keuangan.

Tak jarang, stock opname akan dilakukan satu hingga dua kali dalam sehari yaitu di jam awal operasional dan saat jam operasional berakhir.

Perusahaan logistik maupun pelaku usaha lain wajib memastikan apa yang tercatat pada saat pembukuan apakah sudah sesuai dengan jumlah yang tersedia di gudang atau tidak.

Ketika jumlah barang yang tersedia tidak sesuai dengan apa yang ada dalam catatan pembukuan, proses bisnis tentunya akan mengalami kendala.

Dengan mengetahui jumlah yang sebenar-benarnya, perusahaan maupun pelaku bisnis bisa memperkirakan waktu yang tepat untuk pembaharuan inventory.

Namun demikian, petugas juga tidak perlu melakukan penghitungan stock opname setiap hari jika memang dirasa bahwa sumber daya yang dilakukan kapasitasnya terlalu besar.

Ini dikarenakan akan mempengaruhi pengeluaran biaya yang tentu saja akan menjadi lebih besar dibandingkan dengan kemampuan bisnis yang sedang dijalani.

Alasan ini juga yang mendasari perusahaan-perusahaan logistik dengan bisnis skala besar pada umumnya akan melakukan perhitungan stok barang dengan frekuensi yang lebih besar juga.

Ini dilakukan untuk memastikan sumber daya yang digunakan dapat diminimalkan.

4. Tips Sistem Inventory Management

Terdapat tips-tips yang berkaitan dengan sistem inventory management, diantaranya sebagai berikut.

• Tata letak penyimpanan. Stok barang yang tersedia sebisa mungkin harus dipisahkan berdasarkan kategori yang digunakan.
• Disiplin. Pada saat mencatat stok petugas harus teliti dan tepat waktu dalam mencatat ketersidaan barang di gudang agar jumlah stok tetap terpantau dan laporan stok juga selalu akurat.
• Budget yang sesuai. Pada saat melakukan kegiatan perputaran stok barang-barang, petugas diharapkan untuk tidak berlebihan maupun jangan kekurangan.

Petugas harus bisa memastikan kebutuhan sudah terpenuhi dan masih tersedia cadangan agar operasional lainnya tidak terganggu.

• Hire staf logistik yang profesional. Hal ini sudah tentu penting bagi sebuah perusahaan logistik dalam menjalankan bisnisnya.

Dengan adanya anggota staf yang telah mumpuni dan profesional di bidangnya, risiko akan terganggunya kegiatan inventory maupun kegiatan operasional lain akan berkurang.

Optimalkan Manajemen Inventory dengan Fleetify.id

Manajemen inventory yang baik berpengaruh terhadap kelancaran persiapan serta proses perbaikan kendaraan secara keseluruhan. Mengelola inventory spare parts dapat menjadi sebuah tantangan bagi perusahaan dengan jumlah armada yang cukup besar.

Fleetify.id adalah sebuah fleet maintenance system yang dapat membantu pemilik armada dalam melakukan manajemen inventaris dan merawat armada kendaraan.

Fleetify.id menyediakan wadah bagi pemilik armada dalam mengontrol dan memonitor seluruh kegiatan perbaikan serta pencatatan perbaikan yang dilakukan secara real-time.

Fitur-fitur cerdas lain yang tersedia dalam Fleetify.id di antaranya adalah barcode spare parts untuk track stock, pengingat perbaikan dan manajemen ban. Fleetify.id dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan kinerja armada secara signifikan, membantu mengidentifikasi masalah, dan berfungsi sebagai panduan bagi pemilik armada untuk mendapatkan hasil maksimal dari setiap unit kendaraan.