Fleet Maintenance System untuk Mengelola Armada Secara Mudah

Fleet maintenance system adalah system perawatan armada, yang merupakan sistem untuk perbaikan armada logistik berbagai kendaraan seperti truk, kontainer, dll.

Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan memiliki waktu yang lebih mudah untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan pemeliharaan preventif dan korektif armada mereka.

Saat ini, hampir setiap perusahaan transportasi dan logistik sangat bergantung pada perawatan armada. Tanpa teknologi canggih ini, kegiatan manajemen logistik tidak dapat berjalan secara maksimal.

Fleet maintenance system berfungsi sebagai perangkat lunak perawatan armada

Fungsi utama sistem ini adalah untuk meningkatkan produktivitas, keselamatan armada, dan keselamatan pengemudi saat mengirimkan logistik.

Sistem akan bekerja secara objektif dengan memantau kondisi armada secara keseluruhan, seperti penggunaan bahan bakar, perawatan ban dan lainnya.

Sehingga diharapkan dengan menggunakan fleet maintenance system, pengguna tidak lagi membuang waktu untuk memantau kondisi armada yang ditangani secara manual.

Secara tidak langsung penggunaan fleet maintenance system akan menekan biaya operasional karena terdapat fungsi yang terintegrasi, sehingga tidak perlu ada elemen yang membuang banyak biaya.

Digitalisasi pengelolaan armada membuat kegiatan operasional dan pengelolaan menjadi lebih efisien tanpa rugi.

Hal ini tentunya memudahkan bagi perusahaan kecil maupun besar.

Akibatnya, beberapa perusahaan transportasi dan logistik saat ini tidak menggunakan fleet maintenance system karena sangat membantu dalam mengelola kondisi armada. 

Mengapa Fleet Maintenance System Penting?

Untuk mempermudah kegiatan operasional perusahaan, sistem ini hadir untuk membantu para pekerja dalam mengelola armada.

Kehadirannya memungkinkan karyawan untuk lebih fokus mengembangkan dan meningkatkan perusahaan untuk kinerja yang lebih baik.

Berikut adalah alasan mengapa fleet maintenance system penting untuk kendaraan: 

1. Hindari Risiko Besar

Tidak dapat disangkal bahwa kejahatan selalu hadir dan orang-orang yang tidak bertanggung jawab seringkali hadir di waktu yang tidak tepat.

Banyaknya kasus pencurian, penyalahgunaan kendaraan, vandalisme dan tindakan lainnya mendorong pekerja untuk selalu waspada.

Salah satu cara untuk menyelamatkan dari unsur-unsur ini adalah dengan selalu waspada.

Tidak hanya itu, risiko penipuan dan penggunaan spare parts yang tidak terkendali dapat merugikan perusahaan.

Oleh karena itu, fitur seperti multi-level monitoring diperlukan untuk mencegah kejadian tak terduga. 

2. Karyawan Lebih Memegang Kendali

Proses pengiriman barang yang berulang setiap hari membuat pekerja lepas kendali.

Hal ini menyebabkan jadwal yang tidak merata dan tidak konsisten, dan tidak jarang karyawan bekerja lebih dari yang lain karena aturan penjadwalan yang membingungkan.

Namun, hal ini dapat diatasi jika perusahaan Anda menggunakan sistem perawatan yang mengelola proses penjadwalan dan detail tugas karyawan secara transparan.

Manajer dapat mengatur penjadwalan melalui monitor tanpa langsung memberi tahu tugas yang harus dilakukan.

Selain itu, proses penjadwalan dilakukan secara real-time, membantu menjadwalkan pengiriman mendesak secara efisien. 

3. Pantau Perilaku Pengemudi

Memantau perilaku pengemudi penting untuk kelangsungan bisnis, dan melalui penggunaan sistem perawatan armada, pergerakan semua kendaraan akan dipantau.

Dengan monitor, Anda dapat mengetahui kondisi armada selama beroperasi; berapa banyak keluhan yang diajukan hingga dokumentasi detail keluhan tersebut.

Selain itu, pemantauan semacam ini berguna untuk memungkinkan pekerja menyelesaikan tugas mereka dengan lebih efisien. 

4. Manajemen Lompilasi Otomatis

Kecanggihan sistem pengelolaan armada tidak ada duanya, dan selain dapat membantu kegiatan operasional, terdapat fitur-fitur yang mempermudah proses pengelolaan.

Kegiatan administrasi yang seharusnya dilakukan secara manual secara rutin tidak lagi memerlukan entri data manual ke Excel. Semuanya bisa diintegrasikan dengan sistem yang sudah dipakai perusahaan dengan Application Programming Interface (API).

Anda tidak perlu khawatir salah memasukkan data karena semuanya diatur melalui catatan digital. Ini membantu meningkatkan efisiensi pekerja, menghasilkan alur kerja yang lebih cepat dan tepat. 

5. Perawatan Kendaraan Maksimal

Pemeliharaan kendaraan merupakan sumber pengeluaran yang signifikan bagi perusahaan transportasi dan logistik.

Pengeluaran tersebut dapat berupa penggantian oli, perawatan mesin, dan dokumen penting kendaraan. Namun, dengan menggunakan sistem perawatan armada, biaya akan berkurang.

Ada pengingat dalam sistem untuk memberikan informasi bahwa perbaikan sudah dekat. Notifikasi ini disetel untuk menghindari downtime, sehingga kendaraan Anda akan bertahan lebih lama. 

6. Efisiensi Jarak Tempuh

Mileage merupakan waktu yang harus dilalui pengemudi saat melakukan pengiriman.

Efisiensi kendaraan tergantung pada kondisi unit, semakin baik performa unit maka semakin lancar trip yang dilalui pengemudi. Dengan menggunakan fleet maintenance system, Anda dapat melakukan prevensi downtime di tengah perjalanan.

Penggunaan Fleet Maintenance System

1. Hitung Konsumsi Spare Parts (perkiraan konsumsi spare parts)

Semua kendaraan membutuhkan spare parts. Penggunaan spare parts merupakan salah satu unsur paling penting dalam pengoperasian armada. Salah satunya yaitu ban, adalah spare part dengan konsumsi biaya terbesar operasional kendaraan.

Biaya perbaikan dan pergantian spare parts jika tidak terkontrol dapat mengurangi omzet perusahaan. Pengelolaan penggunaan unit yang tidak tepat tentunya dapat berdampak negatif dan juga mengancam kelancaran usaha.

Untuk itu, hadirnya fitur pencatatan penggunaan spare parts dapat membantu Anda menghitung jumlah spare parts yang dibutuhkan setiap kendaraan. 

2. Manajemen Mekanik

Sistem perawatan armada juga dapat memantau semua proses perbaikan yang dilakukan mekanik, mulai dari lamanya pengerjaan hingga performa pengerjaan melalui dokumentasi foto dan video secara real time.

Sistem akan melaporkan semua kejadian secara lebih otomatis sehingga perusahaan dapat mengaudit mekanik internal maupun dari bengkel rekanan dan melakukan penilaian manajemen yang baik. 

3. Predictive Service Time (pemeliharaan prediktif)

Komplikasi lain dari sistem perawatan armada adalah fungsi pengingat waktu servis kendaraan. Biasanya, kendaraan membutuhkan lebih banyak waktu untuk memeriksa kinerja mesin secara teratur.

Sistem perawatan armada akan mengirimkan peringatan untuk mengingatkan Anda bahwa waktu perbaikan semakin dekat, agar tidak lupa. Selain servis rutin, sistem juga memberi tahu Anda kapan oli perlu diganti. Oleh karena itu, masa pakai kendaraan menjadi lebih lama. 

4. Penghematan Biaya (mengurangi total biaya)

Dengan melakukan perawatan armada, biaya untuk perbaikan dapat ditekan. Sistem perawatan armada dapat digunakan perusahaan untuk mengidentifikasi, memperbaiki, dan mengurangi pengeluaran yang tidak perlu sehingga menghasilkan operasi bisnis yang lebih efisien.

Biaya operasional dan perawatan kendaraan akan terus meningkat dari waktu ke waktu, namun dengan melakukan pelacakan dan perencanaan efisiensi lebih awal, pasti akan membantu perusahaan Anda meningkatkan persentase produktivitas. 

Optimalkan Potensi Armada Anda dengan Fleet Maintenance System, Fleetify.id

Fleetify.id adalah sebuah sistem perawatan armada yang membantu pemilik armada dalam mengontrol dan memonitor seluruh kegiatan perbaikan serta pencatatan perbaikan yang dilakukan secara akurat dan real-time.

Fleetify.id dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan kinerja armada secara signifikan, membantu mengidentifikasi masalah, dan berfungsi sebagai panduan bagi decision makers untuk mendapatkan hasil maksimal dari setiap unit kendaraan.