Alasan Meninggalkan Spreadsheet dan Beralih ke Sistem Trucking Modern

Tentu saja, berbisnis membutuhkan pembukuan dan pencatatan administrasi yang rapi. Terkadang dilakukan di aplikasi spreadsheet seperti Google Sheet, Excel ataupun Open Office.

Aplikasi pemrosesan data sangat nyaman untuk dilakukan, tetapi masih sangat sederhana dan perlu dimodifikasi untuk memenuhi kebutuhan manajemen perusahaan.

Selain itu, pengelolaan operasi ekspedisi dengan berbagai macam data dan volume yang sangat besar memerlukan aplikasi atau software yang mumpuni yang dapat memenuhi kebutuhan manajemen yang terkait dengan operasi ekspedisi.

Jika Anda ingin menggunakan spreadsheet sebagai aplikasi pengolah data untuk bisnis yang menggunakan jasa ekspedisi untuk mengatur pergerakan barang, spreadsheet sudah memiliki beberapa kelemahan.

Ada alasan untuk meninggalkan spreadsheet yang harus Anda ketahui untuk beralih ke smart fleet maintenance system.

Rawan Kesalahan Manusia

Saat menambahkan data secara manual di aplikasi spreadsheet, kesalahan atau kelalaian pasti terjadi karena ditempatkan di baris yang berbeda.

Atau kesalahan penulisan angka, jumlah dan jumlah yang berdampak signifikan terhadap keuangan/administrasi. Hal ini sering terjadi ketika Anda masih menggunakan aplikasi pengolah data manual yang memodifikasi sendiri.

Jadi cobalah untuk menggunakan smart fleet maintenance system yang berspesialisasi dalam menangani data ekspedisi pengiriman, karena kebutuhan pemrograman dirancang sedemikian rupa sehingga memenuhi harapan bisnis.

Hal ini memungkinkan administrator kantor untuk mengurangi human error sehingga data tetap terkontrol dengan baik.

Proses Perencanaan Terlalu Lama

Di sebagian besar proses berbasis Excel, setiap departemen menggunakan templat berbeda yang biasanya tidak dimodifikasi melalui jejak audit, dan keuangan atau pihak lain tidak dapat memahami perubahan tersebut.

Spreadsheet ini diturunkan ke rantai perintah untuk persetujuan atau masukan tambahan, dengan sedikit jejak audit selain dari kumpulan email yang tersebar.

Spreadsheet Tidak Aman

Sel yang terkunci dan lembar yang dilindungi kata sandi tidak cukup dan lemah dalam lingkungan yang patuh dan terkendali saat ini. Spreadsheet mudah hilang atau rusak.

Rentan Terhadap Kecurangan

Spreadsheet memang bisa diatur atau diatur dengan menggunakan rumus atau rumus khusus. Namun, tidak jarang administrator yang tidak bertanggung jawab memanipulasi data.

Bekerja dengan data dalam aplikasi spreadsheet sangat mudah karena sering kali tidak ditemukan dan mudah diubah.

Oleh karena itu, untuk menghindari kecurangan, sebaiknya gunakan software modern yang didesain anti curang. Kolom untuk entri data dirancang oleh pengembang sehingga administrator hanya dapat memasukkan data tanpa mengubah rumus.

Spreadsheet Penuh dengan Kesalahan

Menurut The Wall Street Journal MarketWatch, 90 persen spreadsheet mengandung kesalahan. Ini tidak mengherankan, karena pembuat spreadsheet Excel memiliki sedikit kendali atas siapa yang mengedit sel rumus. Jadi, cepat atau lambat sesuatu akan salah.

Sulit Untuk Dikonsolidasikan

Menjalankan bisnis ekspedisi menggunakan truk dengan pengiriman yang tersebar di seluruh wilayah seringkali membutuhkan banyak halaman/formulir/dokumen untuk ditata.

Tapi jelas spreadsheet tidak terlalu efektif dalam mengkonsolidasikan sejumlah besar data, terutama jika Anda harus mengelola banyak cabang.

Tenang saja, aplikasi FMS (Fleet Maintenance System) bisa mengatasi masalah ini. Pengguna tidak perlu mengkonsolidasikan banyak data karena telah disesuaikan dengan baik dalam satu aplikasi.

Jadi pengguna tidak perlu memodifikasi atau memindahkan lebih banyak untuk mengelola data.

Batas Ukuran File

Dalam spreadsheet, jika data melebihi 3000 baris, ukuran file akan lebih besar. Semakin besar file, semakin lambat prosesor akan terbuka dan berjalan. Juga, jika data disimpan dalam berbagai file terpisah, lebih banyak tab spreadsheet harus dibuka.

Jadi beralihlah ke solusi praktis yang memanfaatkan aplikasi pengiriman modern yang sudah terintegrasi dengan baik.

Biasanya aplikasi ini tidak merepotkan karena tidak bergantung pada ukuran file. Dengan begitu meskipun datanya besar, pengguna akan tetap merasa nyaman saat membuka aplikasi.

Rentan Terhadap Virus

Aplikasi spreadsheet sangat rentan terhadap virus, terutama baru-baru ini, virus ransomware wannacry berkeliaran dan menyerang file-file pekerjaan di kantor. Virus dengan mudah mengenkripsi file, membuat data penting tidak mungkin dibuka lagi.

Untuk menghindari faktor risiko ini, cukup gunakan aplikasi pengembang kargo modern yang dirancang dan diinstal dengan perangkat lunak antivirus.

Biasanya, aplikasi dirancang dengan sistem keamanan yang canggih dan ketersediaan data cadangan untuk keamanan data pengguna.

Gunakan Sistem Trucking Modern

Sistemasi armada secara modern diakomodir salah satunya oleh sistem perawatan armada, Fleetify.id. Fleetify.id adalah sistem yang membantu Anda dalam manajemen perbaikan, manajemen supir dan mekanik/bengkel rekanan, hingga pengelolaan data lapangan yang akurat dan real-time.

Perawatan armada memainkan peran penting dalam dunialogistik maupun transportasi.

Jika pengelolaan Anda tidak optimal, maka akan berdampak pada produktivitas usaha, biaya perawatan yang tinggi, dan pendapatan yang berkurang. Merawat kendaraan sebenarnya jauh lebih sulit, terutama jika Anda masih melakukannya secara manual.

Apa Itu Fleet Maintenance System?

Fleet maintenance system adalah serangkaian proses yang digunakan untuk menghindari atau memperbaiki kegagalan atau masalah yang dapat mempengaruhi operasi armada dengan bantuan fleet maintenance system.

Terlepas dari bisnis Anda atau jenis kendaraan yang Anda gunakan, selalu ada kebutuhan untuk melakukan beberapa jenis perawatan armada.

Mengelola proses ini adalah salah satu tugas yang paling memakan waktu bagi para manajer.

Karena sulit untuk melacak kapan setiap kendaraan perlu diservis, atau untuk mengendalikan biaya kerusakan yang mungkin dialami satu atau yang lain, kami telah menambahkan alat ke dasbor untuk membantu manajer mendapatkan pemahaman yang lebih lengkap dan lebih baik tentang kebutuhan Pemeliharaan dari masing-masing armada.

Oleh karena itu, peran pemeliharaan dana perawatan armada adalah untuk mempertahankan proses pemeliharaan dan penggunaan yang efisien ini sepanjang siklus hidup kendaraan.

Pada awalnya, ini mungkin tampak jelas (dan memang demikian), tetapi dalam praktiknya kita tahu bahwa realitas korporat sangat berbeda dari teori.

Dengan kata lain, hanya sedikit organisasi yang benar-benar dapat menerapkan apa yang kami sebut “perawatan armada yang efisien”, tidak peduli seberapa fokus dan ad hoc kontrolnya.

Kami akan membahas ini, dengan penekanan khusus pada opsi sistem perawatan armada khusus yang tersedia saat ini yang mengoptimalkan semua kontrol ini sambil memberikan kinerja operasional yang lebih baik — dan bahkan memengaruhi kepuasan pelanggan.

Jadi lupakan gagasan bahwa sistem perawatan armada adalah alat sederhana untuk mengontrol dan memantau biaya armda.

Disamping itu! Jenis system ini dapat menambah nilai tak terukur pada strategi perusahaan Anda dan menjadikan logistik Anda sebagai tolok ukur dalam hal kualitas.

Apa Gunanya Fleet Maintenance System?

Sepintas, menjaga armada Anda dalam kondisi yang baik mungkin tampak mahal bagi perusahaan Anda untuk beroperasi.

Namun, dalam kasus operasi perusahaan, sangat penting untuk menjaga kendaraan tetap berjalan dengan kecepatan penuh. Perawatan armada membantu perusahaan menghemat dalam segala hal, mengurangi biaya pengoperasian dan bahkan risiko keselamatan.

Yang perlu dilakukan pengelola hanyalah mengisi informasi di tab Pemeliharaan di dasbor. Di sana, dimungkinkan untuk menyusun daftar semua kendaraan dalam armada dan menentukan berapa kilometer yang harus dipesan untuk setiap kendaraan.

Pengingat akan dikirim ketika periode ini mendekat. Selain itu, dimungkinkan untuk menentukan rincian setiap perjalanan ke bengkel atau dealer: apakah itu pemeliharaan korektif, preventif atau prediktif, item mana yang perlu diperbaiki atau diganti dan berapa biayanya.

Mengapa Mempertahankan Kontrol Armada?

Perusahaan yang melakukan perawatan armada yang baik memiliki beberapa keunggulan. Yang pertama adalah aspek finansial: lebih murah melakukan perbaikan yang baik dan mengganti hanya suku cadang yang Anda butuhkan daripada harus berurusan dengan kendaraan rusak yang terjadi secara tidak terduga.

Prediktabilitas juga mengurangi biaya — lebih baik mengetahui kapan kendaraan perlu dihentikan daripada membutuhkannya di jalan dan tidak dapat menggunakannya.

Selain itu, armada yang terpelihara dengan baik kehilangan nilai lebih sedikit, menjaga aset perusahaan tetap tinggi. Belum lagi keselamatan, tentu saja: perawatan yang tepat berarti lebih sedikit risiko kecelakaan dan oleh karena itu lebih sedikit kemungkinan kerusakan pada profesional, peralatan, atau barang.